社内の横の情報共有が促進・高速化。営業上のトラブル解決速度が向上し、機会損失が減少

導入企業概要

医療機器メーカー様は、現在soeasy buddyを営業チームを中心とした社内の資料・情報共有やトラブル解決のために活用されています。

今回、ご担当者様に、soeasy buddy導入の背景、活用方法、効果についてお聞きしました。

導入前の状況
  • 情報共有にメール・イントラネットを利用
  • 情報共有のハードルが高いため、スピード感が遅く、部署間で情報が断絶
導入後の効果
  • 使い勝手の良いUIで、あらゆる資料にスマートフォンでタイムリーにアクセス出来、機会損失が減少
  • 横の情報連携が活性化し、トラブル解決速度が向上

インタビュームービー(ダイジェスト)

  • 抱えていた課題と導入の背景

    医療機器メーカー、ご担当者様

    医療機器メーカー、ご担当者様

    既存のメールやイントラネットといったツールでは、情報共有のスピードが遅すぎた

    弊社が社内で配信する資料は、基本的にはパソコンを開かないと見れない仕組みになっていました。メールやイントラ等に載せて共有することになるんですが、社内的な制約も多く、非常に使いづらかったのです。

    組織として横の情報共有も弱く、伝わるまでに平気で1、2ヶ月かかってしまう

    例えば北海道で起きたことが、九州へ伝わるまで平気で1、2ヶ月といった時間がかかってしまうんですね。日々状況が変わっていくビジネスの中で、これは大きな問題でした。メールはありましたが、チームを超えてのメールはどうしても仰々しくなるというのがサラリーマンだと思います。「〇〇さんお疲れさまです。△△の件でご連絡致しました…」みたいな。それで二の足を踏んでいたら、後々共有すべき情報だったということが頻発していました。その結果として、いち早く伝えなくてはいけない情報がなかなか伝わらないという課題がありました。

    情報共有のハードルを下げるツールを探していたところ、コストパフォーマンスの高さから導入を決断

    これを解決するプラットフォームやサービスがないかなと思っていたところに、soeasy buddyをご紹介いただきました。私が本当にこのsoeasy buddyを絶対やろうと思った理由は、コストに比べたパフォーマンスのバランスです。これがとてつもなくいいなと思ったのが、導入の決め手です。

  • soeasy buddyの活用方法

    soeasy buddyの活用方法

    社内ユーザーは、日々のちょっとした情報や社内資料の共有にsoeasy buddyを活用

    日々のちょっとした情報共有(〇〇病院でxxの様なできごとがあったなど)に加えて、社外に出す資料を含め、あらゆる情報をsoeasy に載せています。

    情報発信者は、社内ユーザーの利用度合いを元に、共有する資料を高速でPDCAを回しながら改善

    管理者側の情報発信としても、これまでは商品のカタログを少し変えるだけでも、大きなハードルがありました。「イントラをほじくり返して、ある資料を消してから、また別の資料を更新して…」といった具合に。それがsoeasy buddyではあっという間に出来ます。

    また、soeasy buddyでは、トレーニングの画面は使用者がレイアウト出来ますが、これまでは「ITチームにリクエストして、決裁をもらって、すり合わせをして工数がかかり3ヶ月後…」というところだったのが圧倒的に短縮されました。

    色々な情報を発信していますが、その内容は読まれたり読まれなかったりしています。別に誰が発信したかは重要ではない様子ですし、現在はどうしたらもっと読まれるようになるかを検証しながら日々試行錯誤しています。

    困ったときはsoeasy buddyを見ると言う状況が作られ、社内の信頼できるプラットフォームとなっている

    今では事あるごとに、「それってこの前soeasy buddyに載ってましたよね」とか、「その話そういえばsoeasy buddyで見ましたよ」とか、自社のシステムの様にsoeasyという言葉を使っています。

    プラットフォームとしてしっかり浸透していて、社内で頼れる存在となっています。

  • 導入による効果

    必要な情報が見れない事による営業上の機会損失が減少

    昔は必要な情報にアクセスするのも大変でしたが、今ではパソコンを開く時間もない、プリンタに繋げる時間もない、営業所に戻る時間もない。だけど急に今日お客様に会うことなった、そういえばあの話をしたかったのに準備ができていない…という時でも、スマートフォンで資料にアクセスして、「画面だけなんですけど」と言ってすぐにお見せすることができるんです。この様な形で機会損失が減っているのを感じます

    日々の情報共有や、トラブルがあった時の、SNSとしても機能。トラブル解決の速度が向上

    最初は上記の様な、価格表やプロダクトのカタログ等の資料共有をメインに考えていましたが、実際に運用を始めてみるとそれは全体の価値の1/3くらいですね。

    残りの2/3は何かと言うと、横の繋がりを作るためのSNS的な活用法です。「昨日こんな病院でこんなことがありました」といった日々のちょっとした情報共有とか、どこかで行われたイベントの動画が翌日アップされてみんなのコメントがついていたりとか、何かトラブルがあった時、「こういう風に困っているんだけどどうしてますか?」という質問を投げてもらったりとか。たいてい24時間以内に3件ぐらいは回答がつくので、トラブルの解決も早くて助かっていますね。

    情報発信に対するレスポンスがよく分かるUIであるため、社内の「横の」情報共有が促進

    また、今までのメールと異なり、情報を発信した側が、読まれている実感を持てているというのも良さの一つです。メールでも開封通知はありますが、イマイチでした。読まれている実感があることで、発信者も引き続き発信し続けるという良い循環が起こっているのを感じます

  • soeasy buddyの良さ

    soeasy buddyの良さ

    「取り敢えず始められる」ことが良さ。日々状況の変わるビジネスでまず始められるsoeasy buddyにはチャレンジする価値がある

    「とりあえず始められる」という事が、このsoeasy buddyのサービスのものすごく良いところだと思っています。

    仕組みを作るために、いくら投資が必要だから役員会の決裁をもらって、そこから何ヶ月もかけてITベンダーの入札をやるとか、ITチームに頼んで、議論を重ねて工数をかけて開発して…とか、そういう選択肢ももちろんあるとは思うんですが…

    すごく労力が掛かる上に、これだけ早いスピードで状況が変化している中で 「お待たせしました!みなさんが希望していた物ができました!」 と言っても、確かに1年半前であればすごく良かったけれど今となってはどうなんだっけ? という事が起きてしまうと思います。

    スピード感を持って物事を進めるには、まずは始めてみて、自分たちの仕事を振り返りつつ、組織の特性を知るという事が必要です。 それを実現するための手段として、soeasy buddyはとても使いやすく、コスト面も含めてハードルの低いツールであると言えます。これはチャレンジする価値があるんじゃないかと思います。

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