雰囲気や息遣いまで伝わる動画マニュアルで教育工数が1/3に削減されるだけでなく、収益向上にも貢献。

導入企業概要

とむ歯科クリニック様は、愛知県一宮市にある歯科医院です 
当院ではsoeasy buddyをスタッフ教育、院内での業務連絡・コミュニケーションにご活用されていらっしゃいますが、
soeasy buddy導入を決定頂いた光田院長、歯科衛生士で教育責任者の上堂薗様、歯科衛生士の伊藤様に、導入の背景、活用方法、効果についてお聞きしました。

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導入前の状況
  • 教育をする側に何度も同じことを教える工数やストレスがかかっていた
  • 紙のマニュアルでは受け取り方の違いで教育レベルの違いが起きていた
導入後の効果
  • 教える側の負担がこれまでの1/3に
  • 動画で何度も学習でき、教わる側の理解度が向上
  • スタッフ全員の保険外診療に関する知識量が増え、医業収益にも貢献

インタビュームービー(ダイジェスト)

  • 抱えていた課題と導入の背景

    歯科医療に必要な研修を動画で伝え、医院の財産として蓄積出来るところが魅力的

    記事のサムネイル-2(とむ歯科クリニック 左:加藤様、右:光田院長)

    当院は開業15年目になりますが、これまでは経験のある歯科衛生士や歯科助手が教育者となって、新人スタッフを育てるという歯科医院で一般的な教育方法でした。

    ですが、この方法だと「結婚、妊娠、出産、育休」といった教える側のスタッフの休職等によって、教育の質が下がってしまうという課題がありました。

    そこで、歯科医療に必要な研修を動画によって伝えることで、多くのスタッフに同じ内容をシェアすることができ、さらに医院の財産として蓄積出来るというところに非常に魅力を感じ、soeasy buddyを導入しました。

    日々の患者さんへの医療提供に加えて、スタッフ教育に集中してしまうため、教える側のストレスや工数増大に。

    我々歯科医療は、患者さんへのお声かけや必要な処置などを正しいタイミング、順序で行うことが大切です。

    しかし、スタッフによっては大事なポイントが出来ておらず、ミスを繰り返してしまうこともありました。

    患者さんへの医療提供に集中したいのに、それに加えてスタッフ教育にも気を遣うということになると、私を含め教育者のストレスが増えてしまうという問題を抱えていました。

    紙のマニュアルでは受け取り方によって教育レベルに差が出ることが課題

    歯科医業は患者さんと近い距離で接する職業なので、紙のマニュアルでは、実際の動きを見て教育する際に、受け取り方や教育レベルの差が出てしまうことが課題でした。

    そのため、雰囲気や息遣いまで伝えることのできる動画に非常に重要性を感じ、Youtubeの非公開アカウントでコンテンツ作りを進めていました。

    しかし、フォルダ分けによるコンテンツ分類・体系化や実際に見たかどうかの視聴管理などが出来ないので物足りない部分を感じていました。

  • soeasy buddyの活用方法

    業務マニュアルだけでなく、医院理念から労務関係まですべてをsoeasy buddyで動画として共有

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    新人研修では、挨拶の仕方や医院理念など我々独自のコンテンツから、患者さんの治療室への導入の仕方、機械・器具の使用方法、スタッフルームでのルールというような隅々に渡る業務を動画で教えています。

    最近では、各種労務に関して、例えば欠勤届や有給の取り方、セミナーの紹介など、診療分野だけではなく労務関係までsoeasy buddyを利用しております。

    最新情報をタイムリーに共有できるので、週次ミーティングを廃止

    従来の紙マニュアルだと、新しい取り組みや変更点がある度に一から作成・共有し直す必要がありましたが、soeasy buddyでは動画を活用して最新情報をタイムリーに共有できるので非常に便利です。

    当院ではこれまで週次ミーティングで情報共有を行っていましたが、soeasy buddyのおかげでそれがなくなりました。

    常勤も非常勤も関係なく伝達可能になり、ミーティングの必要がなくなったのは非常に良い変化だと感じています。

  • 導入による効果

    個人のペースで学ぶことができ、教える側の負担もこれまでの1/3に。

    soeasy buddyであれば、ゆっくり慎重に進めるタイプ、サクサク迅速に進めるタイプなど、その人に合った方法で均質に教えられるので、教育側の負担が1/3ほどになりました。

    今まで以上に患者さんに対して良質な歯科医療を提供することに時間を割くことができ、空き時間で密の高いディスカッションを行うことまで出来るので、非常に本質的だと感じています。

    従来と同じ3か月の研修期間でも、学習効率と教育効果が向上2-1_2-2

    これまで当院では、歯科衛生士は3ヶ月で基本的なことを習熟してもらうという形でした。

    soeasy buddy導入後は、動画によって1ヶ月で教えることができ、確認テストまで行った上で、3ヶ月目には次のステップまで進むことができるようになりました。
    同じ3ヶ月間の研修でも、内容を追加できるなど教育効果が大きいです。

    新人スタッフからは、「研修で教わった内容が分からない時にも動画で復習することができ理解が深まります。」という声も多く挙がっています。

    進捗状況の管理によって取り組みを可視化でき、人事評価にも活用

    管理者として各スタッフの進捗状況を確認出来るので、本人のモチベーションや意欲、取り組みを可視化することができます。

    その人にあったアドバイスや人事評価にも繋げることが出来るので、教育面では欠かせないツールです。

    スタッフ全員の知識量が上がり、医業収益向上にも貢献

    保険外診療は医院の経営を左右するものですが、治療内容の説明が煩雑になりがちなので、我々スタッフから患者さんに分かりやすく説明することが大切です。

    そのため、当院には患者さんと我々歯科医療者のあいだに立つ役割である「トリートメントコーディネーター(TC)」を2名設置しています。

    ここでもsoeasy buddyを活用しており、TCが患者さんに伝えるポイントなどを研修コンテンツにし、TC以外のスタッフ全員がきちんと伝えることが出来る環境を整えることで、売上アップとなり、医院全体の利益に繋がっています。

  • soeasy buddyの良さ

    動画で情報を得ることに慣れている若者に見てもらいやすい動画マニュアルを、スマホで簡単に作成可能

    紙のマニュアルを作成する場合、構成を考え、WordPower pointを使用して作成するので工数がかかります。

    ですが、soeasy buddyではスマホで撮影し、ポイントのみ字幕説明をつけ、気軽に共有することが出来ます。

    今の若い世代では、本を見るよりも Youtubeで情報を得て新しいことを覚えるのに慣れている世代なので、紙マニュアルよりも見てもらいやすいのではないかと思います。

    動画マニュアル学習とコミュニケーションが一体となったツールであるため活用度が高い。

    情報共有ツールは、できるだけ一つに集約されている方が良いと思っています。

    soeasy buddyであれば、動画マニュアルとコミュニケーションが一体となったツールなので、活用度が高くなると思います!

    実際に運用できるところまで、しっかりとサポート

    導入の際、soeasyのカスタマーサクセスの方が操作レクチャー、目標の設定、その後のフォローアップまでして下さいます。

    実際に運用できるところまでしっかりとサポートしてもらえるので、安心して導入することが出来ます。

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